410 eenheden in één ochtend over, terwijl het werk doorging

Overstappen naar een ander systeem voor je vloot klinkt als gedoe: weken voorbereiden, monteurs langs elk voertuig, en een periode waarin niets goed werkt. Het kan ook anders. Begin oktober zetten we 410 eenheden van een transportbedrijf in één ochtend over, terwijl het werk gewoon doorging.

Waarom overstappen vaak tegenvalt

Een grote vloot staat nooit stil. Er wordt gereden, geladen en onderhoud gepland, en vaak hangen daar andere systemen aan vast, zoals de planning of de werkplaats. Valt het volgsysteem een dag uit, dan merkt iedereen dat. Daarom stellen veel bedrijven een overstap uit, ook als ze eigenlijk al lang iets beters willen.

Onze aanpak in drie stappen

1. Eerst alles klaarzetten. Voordat er één eenheid overging, stond alles al klaar: de indeling in groepen, de vaste locaties en de instellingen per soort eenheid. Zo konden we rustig controleren of alles klopte, zonder dat er iets kon misgaan.

2. Oud en nieuw naast elkaar. We hebben niets uitgezet. De kastjes in de eenheden bleven gewoon werken en het oude systeem bleef ook draaien. Het nieuwe systeem kreeg dezelfde gegevens erbij. Geen monteur, geen nieuwe hardware, geen stilstand.

3. In één keer over. Toen alles klaarstond, gingen alle 410 eenheden in één keer over. Binnen tien minuten kwamen de eerste gegevens al binnen. Eenheden die stilstonden, volgden zodra ze zich weer meldden.

En de rest van de vloot?

De overige eenheden gingen in de dagen daarna over, rustig en een voor een. Een eenheid ging pas bij het oude systeem weg als we zeker wisten dat hij bij ons goed werkte. En de gegevens van eerder dit jaar zijn bewaard, zodat er niets verloren gaat.

Wat we ervan leerden

• Goede voorbereiding is het halve werk. Hoe meer er vooraf klaarstaat, hoe korter de overstap zelf.
• Laat staan wat al werkt. Door het oude systeem niet meteen uit te zetten, was er altijd een terugweg.
• Tel alles, niet alleen wat je verwacht. Een paar eenheden stonden op een plek waar we ze niet zochten. Nu kijken we altijd naar het geheel.

Ook overstappen?

Op de Fleet Expo (11 en 12 november, Jaarbeurs Utrecht, hal 7, stand 13.705) starten we De Eerste Tien: tien vloten van 100+ voertuigen die als eersten instappen, met een gratis overstap en een vaste prijs voor drie jaar. Benieuwd hoe dat voor jouw vloot gaat? Plan een vlootscan.

Andres Viana